Prezentacje Power Point są codziennością zarówno w szkołach, uczelniach, jak i w pracy. Aby zrobić wrażenie na słuchaczach, należy się do niej odpowiednio przygotować. Wystąpienia publiczne są ważną umiejętnością, warto opanować ją w takim stopniu, by bez stresu występować przed grupą. Dobrze przygotowana prezentacja pozwala na ograniczenie stresu i pewność siebie.
Ustal cel
Zanim przystąpisz do pracy w Power Point, zgromadź wszystkie potrzebne dane i materiały, które będą pomocne w tworzeniu prezentacji. Sam plan możesz napisać na kartce. Rozpisanie planu pozwoli ułożyć spójną historię, która przyciągnie odbiorcę. Chaotyczne tworzenie slajdów może powodować dezorganizację w wypowiedzi. Wyznacz cel, który będzie towarzyszył całej prezentacji. Celem może być dostarczenie informacji, przedstawienie oferty, podjęcie decyzji. Jeżeli cel nie jest jasno określony, odbiorcy mogą nie być zaangażowani w to, co masz do przekazania, w efekcie zarówno prezentujący, jak i odbiorcy stracą czas. Pierwszy slajd powinien wobec tego zawierać nie tylko tytuł prezentacji, datę, osobę odpowiedzialną i agendę, ale również cel.
Objętość prezentacji
Sprawdź, ile czasu potrzeba na zaprezentowanie Twojej wypowiedzi. Na prezentację jednego slajdu przeznacz od 3 do 5 minut. Dobra prezentacja nie powinna służyć wyczerpaniu tematu, a jedynie wskazaniu najistotniejszych wątków i zainteresowaniu słuchaczy. Upewnij się, czy wszystkie slajdy są konieczne. Zbyt duża ilość treści nie sprawi, że wszyscy zwrócą uwagę na ogrom Twojej wiedzy, a może przytłoczyć odbiorców. Oczekiwanie, że słuchacze zapamiętają wszystko, co zostało przedstawione na kilkudziesięciu slajdach, jest naiwne. Postaw na jakość, a nie ilość.
Zweryfikuj poprawność
Sprawdź poprawność swojej prezentacji. Nie umieszczaj informacji, które nie pochodzą z wiarygodnego źródła. Sprawdź kilkukrotnie przygotowany materiał. Upewnij się, że treść nie zawiera błędów. Kiedy stosujesz dane liczbowe, zwróć uwagę na cyfry oraz jednostki. Dane powinny być jak najbardziej czytelne dla odbiorców.
Dobra prezentacja
Wielu ludzi jest wzrokowcami, wobec czego wydaje się, że prezentacja powinna być barwna, zwracać uwagę, prezentować bogate treści, a nasza wypowiedź powinna być dodatkiem. Tymczasem powinno być odwrotnie. Pamiętaj, że prezentacja multimedialna jest tylko wsparciem dla wystąpienia. Ma podkreślić istotne informacje. Slajdy powinny zawierać najważniejsze hasła, które są związane z omawianym tematem. Treść poszczególnych slajdów nie powinna być zbyt długa, optymalnie powinna zawierać maksymalnie 36 słów. Warto wypunktować najważniejsze kwestie, zapisać istotne pytania, które zostaną następnie rozwinięte w czasie prezentacji. Ogranicz liczbę slajdów, ich nadmierna ilość może spowodować, że słuchacze nie nadążą. Ubarwianie swojej wypowiedzi ogromną ilością zdjęć i tekstu może dekoncentrować zarówno prezentującego, jak i słuchaczy. Prezentacja powinna być czytelna. Wiele kolorów, różnorodność czcionek i różnokolorowe tła sprawią nieprofesjonalne wrażenie. Ważny tekst możesz pogrubić lub podkreślić. Jeżeli stosujesz w swojej pracy wykres, fotografię lub treść, która nie należy do Ciebie, zastosuj przypisy. Na końcu prezentacji umieść bibliografię. Wystąpienie powinno zawierać wyraźny wstęp oraz podsumowanie, część główna powinna być podzielona na kilka części.
Nie ucz się na pamięć
Przygotuj materiał, zrób ogólny szkic swojej wypowiedzi. Zaznacz najważniejsze punkty w kolejności, by w trakcie prezentacji móc przypomnieć sobie, jaka jest kolejność i co masz dalej mówić. Kartkę połóż gdzieś w zasięgu wzroku, by w razie potrzeby móc na nią spojrzeć. Nie trzymaj kartki w dłoni w trakcie prezentacji. W ten sposób uniemożliwisz sobie gestykulację, ponadto słuchacze mogą odebrać zerkanie na kartkę jako brak kompetencji z Twojej strony. Wystąpienie powinno być naturalne, z możliwie jak najmniejszą ilością wyuczonych reguł i cytatów.
Kontroluj czas
Zanim przystąpisz do prezentacji przed właściwą publicznością, przeprowadź kilka prób. Jeżeli masz możliwość, zaprezentuj swoje wystąpienie zaufanej osobie. Poproś o informację zwrotną. Zapytaj o informacje, które ta osoba zapamiętała, co sądzi o całej prezentacji, co należy zmienić, a co się podobało. Być może konieczne będą poprawki lub znaczące zmiany. Jest to jednak celowe, jeżeli prezentacja ma być skuteczna, a Ty chcesz wypaść jak najlepiej. W trakcie prób sprawdź również, ile czasu zajmuje Ci wygłoszenie prezentacji. Może się zdarzy, że znacznie przekraczasz czas, lub wręcz przeciwnie, mówisz zbyt szybko. Kilka prób powinno pozwolić Ci wychwycić odpowiednie tempo.
Ostatnie przygotowania
Sprawdź również czy sprzęt, z którego będziesz korzystać, odtworzy bez problemów Twój plik z prezentacją. Lepiej sprawdzić to wcześniej, niż pięć minut przed prezentacją, ponieważ może zaistnieć konieczność przyniesienia własnego laptopa. W dniu prezentacji nie skupiaj się na bezmyślnym powtarzaniu prezentacji. Bądź zrelaksowany, zadbaj o swój wygląd. Nie zadręczaj się myślą o wystąpieniu. Jesteś dobrze przygotowany, uwierz w siebie.
